Forma w jakiej strony mogą zawrzeć umowę jest co do zasady dowolna. Wyjątek stanowią przypadki, w których formę określają przepisy prawa lub wynika ona z ustaleń stron. W dzisiejszym artykule przedstawię jedną z najczęściej spotykanych form, tj. zwykłą formę pisemną.
Jakie wymogi musi spełniać zwykła forma pisemna?
Dla jej zachowania wymagane jest złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie zawierającym treść oświadczenia woli (umowie).
Własnoręczny podpis, czyli jaki?
Podpisem nie będzie ani parafa (która jest sposobem sygnowania dokumentu), ani faksymile (mechaniczne odtworzenie podpisu).
Podpis nie musi być czytelny. Musi jednak zawierać co najmniej nazwisko podpisującego. Nazwisko nie musi być w pełnym brzmieniu, może być skrócone. W obrocie prawnym powszechnym zjawiskiem jest bowiem pomijanie niektórych liter, w szczególności końcówki nazwiska. Ponadto podpis powinien odzwierciedlać indywidualne cechy osoby podpisującej dokument (charakter pisma), co pozwoli na jej identyfikację. Przepisy nie regulują miejsca, w którym powinien być złożony podpis. Aby uniknąć wątpliwości co do kwestii, które strony objęły porozumieniem, zwyczajowo przyjmuje się, iż powinien się on znaleźć pod oświadczeniem, tj. treścią umowy.
Jak skutecznie zawrzeć umowę w formie pisemnej?
Umowa zawarta w formie pisemnej jest wiążąca, gdy strony wymienią się podpisanymi egzemplarzami umowy (oryginałami). Nie jest przy tym konieczne, aby podpisały się na tym samym egzemplarzu umowy. Każda ze stron może bowiem podpisać jeden egzemplarz i przekazać go drugiej. Umowa nie jest skutecznie zawarta, gdy podpisze ją jedna strona, ale nie przekaże jej kontrahentowi do podpisu.
Czy podpisany i odesłany mailem skan umowy spełnia wymóg zwykłej formy pisemnej?
W praktyce dość często można się spotkać z sytuacją, w której jedna ze stron podpisuje umowę, a następnie przesyła do drugiej strony mailowo skan podpisanej przez siebie umowy z prośbą o jej podpisanie i odesłanie skanu zawierającego podpisy obu stron. Czy taka umowa spełnia wymogi dla umowy zawartej w zwykłej formie pisemnej? – Nic bardziej mylnego. Taki sposób zawarcia umowy wskazuje bowiem na formę dokumentową.
Jakie są konsekwencje niezachowania formy pisemnej?
W przypadku niektórych umów niezachowanie formy pisemnej może skutkować ich nieważnością. Dzieje się tak w sytuacji, gdy przepisy ustawy zastrzegają dla danej umowy formę pisemną, pod rygorem nieważności.
Przykładem umowy dla której ustawodawca przewidział sankcję nieważności za niezachowanie formy pisemnej jest m.in. umowa:
- o przeniesienie autorskich praw majątkowych,
- licencyjna wyłączna,
- leasingu,
- spółki partnerskiej,
- spółki jawnej.
Co to oznacza w praktyce? Jeżeli któraś z ww. umów zostanie zawarta w formie “słabszej” niż forma pisemna, np. w formie ustnej, taka umowa będzie nieważna. Zawarcie jej w formie aktu notarialnego, a więc formie “silniejszej” niż forma pisemna spowoduje, że sankcja nieważności nie wystąpi.
W jakiej formie można dokonać zmiany umowy zawartej w zwykłej formie pisemnej?
Uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony umowy przewidziały w celu jej zawarcia.
Jakiej formy wymaga rozwiązanie, odstąpienie albo wypowiedzenie umowy zawartej w zwykłej formie pisemnej?
W przypadku umowy zawartej w formie pisemnej jej rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od umowy albo wypowiedzenie umowy wymaga zachowania formy dokumentowej. Forma dokumentowa nie znajdzie jednak zastosowania jeżeli ustawa lub umowa zawarta przez strony zastrzega inną formę, np. formę pisemną.
W kolejnym wpisie przybliżę zagadnienia związane z formą dokumentową. Zapraszam do lektury!
