W dzisiejszym wpisie przybliżę kolejną z form, w jakiej można zawrzeć umowę, tj. formę dokumentową. Forma ta została wprowadzona do Kodeksu cywilnego stosunkowo niedawno, bo dopiero wraz z nowelizacją z 10.07.2015 r. Cechuje ją mniejszy formalizm niż przy zwykłej formie pisemnej.
1. Jakie wymogi musi spełniać forma dokumentowa?
Dla jej zachowania wystarczające jest złożenie oświadczenia woli:
– w postaci dokumentu,
– w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.
Forma dokumentowa będzie obejmowała zarówno oświadczenia woli złożone w formie tekstowej, ale również złożone ustnie – wyrażone poprzez obraz lub dźwięk.
2. Jak zidentyfikować stronę umowy zawartej w formie dokumentowej?
W razie ewentualnego sporu sądowego, strona powołująca się na umowę sporządzoną w formie dokumentowej będzie musiała udowodnić, że zawarte w dokumencie oświadczenie woli pochodzi od konkretnej osoby. Brak wymogu złożenia własnoręcznego podpisu może jednak powodować trudności w ustaleniu osoby, od której pochodzi dokument.
Identyfikacji składającego oświadczenie woli (strony umowy) można dokonać:
- w oparciu o samą treść dokumentu, który zawiera oświadczenie woli (gdy wynika z niej wprost kto jest wystawcą dokumentu, np. wzmianka o osobie składającej oświadczenie), podpis niewłasnoręczny – faksymilie, podpis klawiaturowy, podpis profilem zaufanym ePUAP;
- w przypadku dokumentu “anonimowego” identyfikacja strony umowy poprzez adres poczty elektronicznej, z którego nadano maila, adres IP urządzenia sieciowego lub numer telefonu komórkowego, z którego nadano wiadomość tekstową (sms).
UWAGA! Jeżeli nie ma możliwości ustalenia osoby, która składa oświadczenie woli, nie można przyjąć, że wymogi dotyczące formy dokumentowej zostały spełnione.
3. Czym jest dokument, o którym mowa w definicji formy dokumentowej?
Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.
Ustawodawca pozostawił stronom umowy dowolność w zakresie środków przy pomocy których można utrwalić treść dokumentu (długopis, pióro, komputer, telefon komórkowy), jak również nośnika na jakim można utrwalić jego treść.
Nośnikiem informacji może być np. papier, plik tekstowy (np. doc lub pdf), plik dźwiękowy (np. mp3, wav), plik wideo (avi, mov, mp4), a więc przedmioty, które umożliwiają utrwalenie i odtworzenie informacji.
W odniesieniu do dokumentów elektronicznych należy odróżnić dwa pojęcia, tj. nośnik informacji a nośnik danych.
Nośnikiem informacji będzie plik, w którym zapisano informację (w przypadku umów najczęściej plik tekstowy w formacie doc lub pdf).
Nośnikiem danych będzie natomiast: dysk twardy komputera, płyta CD, pendrive, inny dysk przenośny, serwer.
4. Jakie są konsekwencje niezachowania formy dokumentowej?
Jeśli przepis szczególny nie stanowi, że skutkiem niezachowania formy dokumentowej jest nieważność danej umowy, forma dokumentowa zastrzeżona jest jedynie dla celów dowodowych. Oznacza to, że na wypadek sporu sądowego strony nie będą mogły wnosić o przeprowadzenie dowodu z zeznań świadków lub dowodu z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności (zawarcia umowy), za wyjątkiem sytuacji, gdy:
- obie strony wyrażą na to zgodę,
- żąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą,
- fakt dokonania czynności prawnej jest uprawdopodobniony za pomocą dokumentu.
Przepisów o skutkach niezachowania formy dokumentowej przewidzianej dla celów dowodowych nie stosuje się do czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami.
Przykładem umowy, dla której ustawodawca zastrzegł formę dokumentową jest, np. umowa pożyczki powyżej 1000 zł.
Ponadto forma dokumentowa zastrzeżona jest dla następujących czynności prawnych:
– rozwiązania, odstąpienia od umowy zawartej w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej lub wypowiedzenia jej,
– potwierdzenia zmieniającego umowy zawartej pomiędzy przedsiębiorcami w formie ustnej, jak również zgłoszenia ewentualnego sprzeciwu (art. 771 § 2 kc).
5. W jakiej formie można dokonać zmiany umowy zawartej w formie dokumentowej?
Uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony umowy przewidziały w celu jej zawarcia.
6. Jakiej formy wymaga rozwiązanie, odstąpienie albo wypowiedzenie umowy zawartej w formie dokumentowej?
W przypadku umowy zawartej w formie dokumentowej jej rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od umowy albo wypowiedzenie umowy wymaga zachowania formy dokumentowej. Forma dokumentowa nie znajdzie jednak zastosowania jeżeli ustawa lub umowa zawarta przez strony zastrzega inną formę, np. formę pisemną.
W kolejnym wpisie przybliżę zagadnienia związane z umową zawartą w formie elektronicznej. Zapraszam do lektury!
