Kontynuując wątek dotyczący form zawierania umów, w dzisiejszym wpisie przedstawię najważniejsze zagadnienia związane z umową zawartą w formie elektronicznej. Zapraszam do lektury!

1. Jakie wymogi musi spełniać forma elektroniczna?

Dla zawarcia umowy w formie elektronicznej wystarczające jest złożenie oświadczenia woli:

  • w postaci elektronicznej,
  • opatrzenie oświadczenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

2. Kwalifikowany podpis elektroniczny, czyli jaki?

Kwalifikowany podpis elektroniczny oznacza (a) zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą (b) kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na (c) kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.

Ad a. Zaawansowany podpis elektroniczny musi spełniać łącznie następujące wymogi:

  1. można go unikalnie przyporządkować podpisującemu,
  2. umożliwia ustalenie tożsamości podpisującego,
  3. składa się go przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod wyłączną swoją kontrolą,
  4. jest powiązany z danymi podpisanymi, w taki sposób, że każda późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

Kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny z podpisem własnoręcznym.

Ad b. Kwalifikowane urządzenie do składania podpisu elektronicznego zapewnia bezpieczeństwo danych do składania podpisu elektronicznego.

Ad c. Kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego jest poświadczeniem elektronicznym przyporządkowującym dane służące do walidacji podpisu elektronicznego do osoby fizycznej. Potwierdza co najmniej imię i nazwisko lub pseudonim tej osoby i jest wydawany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania. Certyfikat dołączany do każdego podpisanego dokumentu wskazuje podpisującego i umożliwia weryfikację podpisu. Certyfikat wydany w jednym z państw członkowskich UE uznają również pozostałe kraje UE.

3. Czy forma elektroniczna jest równoważna zwykłej formie pisemnej?

Co istotne oświadczenie woli w formie elektronicznej będzie równoważne z oświadczeniem woli w formie pisemnej. 

Oznacza to, że umowa zawarta w formie elektronicznej stanowi wyłącznie odpowiednik umowy zawartej w zwykłej formie pisemnej. Nie wywołuje natomiast skutku prawnego równoważnego kwalifikowanej formie pisemnej, tj. forma aktu notarialnego czy forma pisemna z podpisem urzędowo poświadczonym.

4. Jakie są konsekwencje niezachowania formy elektronicznej?

Jeśli przepis szczególny nie stanowi, że skutkiem niezachowania formy elektronicznej jest nieważność danej umowy, forma elektroniczna – podobnie jak forma pisemna i forma dokumentowa – zastrzeżona jest jedynie dla celów dowodowych. Oznacza to, że na wypadek sporu sądowego strony nie będą mogły wnosić o przeprowadzenie dowodu z zeznań świadków lub dowodu z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności (zawarcia umowy), za wyjątkiem sytuacji, gdy:

  • obie strony wyrażą na to zgodę,
  • żąda tego konsument w sporze  z przedsiębiorcą,
  • fakt dokonania czynności prawnej jest uprawdopodobniony za pomocą dokumentu.

Przepisów o skutkach niezachowania formy elektronicznej przewidzianej dla celów dowodowych nie stosuje się do czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami.

5. W jakiej formie można dokonać zmiany umowy zawartej w formie elektronicznej?

Uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony umowy przewidziały w celu jej zawarcia. 

6. Jakiej formy wymaga rozwiązanie, odstąpienie albo wypowiedzenie umowy zawartej w formie elektronicznej?

W przypadku umowy zawartej w formie elektronicznej jej rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od umowy albo wypowiedzenie umowy wymaga zachowania formy dokumentowej. Forma dokumentowa nie znajdzie jednak zastosowania jeżeli ustawa lub umowa zawarta przez strony zastrzega inną formę, np. formę pisemną.

7. Wady i zalety.

Należy pamiętać, że korzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest odpłatne, a kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego wymaga odnowienia przed upływem terminu ważności. Niemniej jednak niewątpliwym plusem zawierania umów w formie elektronicznej jest szybkość procedowania podpisów stron bez konieczności wysyłki kurierem, ograniczenie kosztów biurowych, kosztów wysyłki, jak również możliwość archiwizacji w formie elektronicznej (bez konieczności dodatkowego skanowania umów jak w przypadku tych zawieranych w zwykłej formie pisemnej).